Кадровый аудит

20.05.2016

Наша компания предлагает услуги по кадровому аудиту

За подробными консультациями обращайтесь к менеджерам по телефонам:
в Санкт-Петербурге:
+7 (812) 325-48-60
в Москве:
+7 (495) 223-27-69

На сегодняшний день для оценки эффективности работы коммерческой компании, наряду с финансовым и бухгалтерским аудитом, большое значение приобретает  кадровый аудит.
Многие руководители и кадровики пренебрегают аудитом кадрового учета, считая его ненужной процедурой, в то время как аудит кадровой документации является  необходимой профилактикой, позволяющей держать кадровые документы в порядке и не запускать дела.

Готовясь к проверке инспекцией труда, мы первым делом обращаем внимание на документы: все ли в наличии, правильно ли оформлены, есть ли на них необходимые подписи и пр. Довольно часто оказывается, что кадровая документация находится в запущенном состоянии. Чтобы не пришлось в экстренном порядке исправлять недочеты, в некоторых организациях проводится внутренний аудит кадровой документации. Данная процедура помогает поддерживать документацию отдела кадров в надлежащем состоянии и позволяет исправлять выявленные ошибки и нарушения в текущем режиме.

Главная задача кадрового аудита - проверить, оценить и выявить нарушения в ведении документации отделом кадров. Довольно часто руководители не придают значения оформлению приказов, должностных инструкций и некоторых локальных нормативных актов. А зря, ведь они используются не только кадровиками, но и иными службами компании, например бухгалтерией - для расчета и выплаты заработной платы и иных выплат, юридическим отделом - для обоснования своей позиции в суде по трудовому или налоговому спору. Кадровая документация всегда должна быть в порядке.

На вопрос, кто проводит проверку кадровой документации, есть два ответа. Можно воспользоваться услугами сторонней организации на основании гражданско-правового договора, а можно провести ее своими силами.
Кадровый аудит может проводиться как на отдельном участке кадрового делопроизводства, например для проверки оформления приема на работу или предоставления отпусков сотрудникам, так и охватить весь кадровый документооборот, например, когда организация небольшая и документов по кадрам немного.

Сразу отметим, что единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно, например трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты. В иных нормативных актах (постановлениях Правительства РФ, приказах различных ведомств и пр.) поименованы как обязательные, например, приказы о направлении в командировку, штатное расписание, личные карточки и пр.

Обязательные документы отдела кадров:
  1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной.
  3. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ: очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
  4. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены Постановлением N 1. Личная карточка (форма Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой запись.
  5. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.
  6. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Локальные нормативные акты

Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. На основании ст. 8 ТК РФ все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Иначе говоря, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в компании. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:

Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

Следующий немаловажный локальный акт - положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников. Обычно это положение о хранении и защите персональных данных.

Выше перечислены документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр.

Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.

В заключение отметим, что небрежное отношение к организации кадрового документооборота чревато негативными последствиями для организации: проверки контролирующими органами могут привести не только к штрафам, но и к приостановлению деятельности организации, а также к дисквалификации руководителя.

На основании ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:
  • на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Вместо штрафа к индивидуальным предпринимателям или работодателям - юридическим лицам может быть применено административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Если должностное лицо вновь совершит аналогичное нарушение трудового законодательства, возможна дисквалификация на срок от года до трех лет.

Однако возможен и более весомый штраф - до 100 000 руб., если при проверке контролеры выяснят, что в нарушение требований законодательства не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности (ст. ст. 14.23, 32.11 КоАП РФ).

Чтобы уберечь компанию от таких негативных последствий, рекомендовано периодически проводить аудит кадровой документации.

Алина Кашникова,
Ассистент юрисконсульта по частному и публичному праву
Объединенной Консалтинговой Группы.

Возврат к списку