Расходы на маршрутки необходимо проводить документально

25.05.2005

Вопрос:

Для быстроты доставки документов сотрудники пользуются маршрутными такси. Какими проводками правильно учесть израсходованные средства? Какие налоги нужно платить?

Ответ:

Если организация оплачивает проезд сотрудников в городском транспорте, в том числе в маршрутных такси, и эти поездки связаны с производственной деятельностью организации или управлением, то такие затраты учитываются в бухгалтерском учете как расходы по обычным видам деятельности (п. п.5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Отражение указанных расходов на счетах бухгалтерского учета аналогично порядку отражения иных административно-хозяйственных расходов, произведенных подотчетными лицами организации. На израсходованные подотчетными лицами суммы на транспорт для доставки документов счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты (счет 20 «Основное производство», счет 23 «Вспомогательные производства», счет 26 «Общехозяйственные расходы», счет 44 «Расходы на продажу» и т. п.). На выданные в возмещение транспортных расходов суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета, при отражении указанных выше расходов необходимо наличие первичных учетных документов, которыми в данной ситуации будут являться билет или чек на проезд в транспортном средстве и, обязательно, пояснительная записка подотчетного лица с указанием маршрута и цели поездки.

Перейдем к налогообложению расходов на пользование общественным транспортом и маршрутным такси в производственных целях организации или в целях управления. Чтобы учесть расходы на проезд при исчислении налога на прибыль они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Компенсация расходов по проезду работника при служебных разъездах может осуществляться на основании заявления работника (с приложением проездных билетов) о стоимости транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ организации.

Разъездной характер работы отдельных сотрудников и или порядок возмещения транспортных расходов, осуществленных в служебных целях, должен подтверждаться должностной инструкцией, приказом руководителя организации, иным организационно-распорядительным документом организации. Так как расходы на проезд являются производственными, следовательно, оплату таких расходов не нужно включать в совокупный доход работника и облагать налогом на доходы физических лиц (ст. ст.209, 41 НК РФ).

То же можно сказать о едином социальном налоге: так, не является объектом налогообложения по единому социальному налогу компенсация расходов по проезду сотрудника организации при выполнении им работы, носящей разъездной характер, при необеспечении его служебным транспортом (п.1 ст.238 НК РФ), так как данные расходы не относятся к выплатам в пользу конкретного работника, а в соответствии с пп.49 п.1 ст.264 НК РФ являются расходами организации, связанными с производством и (или) реализацией продукции. Так как ЕСН не начисляется, то не будет и страховых взносов в ПФР (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Однако если выплаты денежных компенсаций за оплату проезда в служебных целях не подтверждены должностной инструкцией, приказом руководителя организации, проездными документами или компенсируется оплата проезда работника, не связанного со служебной необходимостью, то такие компенсации (дотации) признаются выплатами в пользу работников. В данном случае на основании п.1 ст.237 НК РФ подлежат обложению единым социальным налогом с учетом применения п.3 ст.236 НК РФ, т. е. не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Кроме того, компенсация оплаты проезда работника, не связанного со служебной необходимостью, признается выплатой в пользу работника и включается в совокупный доход сотрудника и облагается налогом на доходы физических лиц (п.1 ст.210 НК РФ).

 

Федосова М. С.,

Аудитор

ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»

Данная статья опубликована в журнале «Учет, налоги, право — Северо-Запад. Спецвыпуск» Май 2005 № 3


Возврат к списку