Документальное оформление командировок

12.04.2005

В процессе деятельности организаций не редко возникает необходимость отправить сотрудника в командировку. Для этого необходимо уделить достойное внимание документальному оформлению командировок.

На сегодняшний день порядок оформления командировок регламентируется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, вступившему в силу с 1 февраля 2002 года (статья 423 Трудового кодекса РФ) и Трудовым кодексом РФ.

ОТПРАВЛЯЕМ В КОМАНДИРОВКУ

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Направление работников организаций в командировку производится руководителем и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме № Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», вступившим в силу с 04.04.2004). Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).
По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом (формы № Т-9, № Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Помимо вышеуказанных документов составляется служебное задание (форма № Т-10а), подписываемое руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передаваемое в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Официальное мнение Минфина России о порядке документального оформления служебных командировок выражено в письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158: «...организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.
В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения.
По нашему мнению, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.
Срок командировки работников определяется руководителем организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (ред. от 09.02.2004) «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (100 руб. за каждый день нахождения в командировке).
Командированному работнику перед отъездом в командировку может быть выдан денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При расчете суточных необходимо иметь в виду следующее: днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

ВСТРЕЧАЕМ ИЗ КОМАНДИРОВКИ

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Пример
оформление документов при направлении в командировку:
Сотрудник ООО «Астра», начальник отдела снабжения Семенов П. П. направляется в командировку в г. Москва для заключения договора на поставку товара «АБВГД».
Примеры заполнения форм №Т-9, №Т-10, №Т-10а приведены на рисунках 1,2,3 в журнале «Бухгалтерские Вести» № 11/2005 на страницах 19,20,21

Каверина Е. В.,
консультант ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»
Данная статья опубликована в журнале «Бухгалтерские Вести» № 11/2005


Возврат к списку