Ваш сотрудник отправляется в командировку

03.07.2006

Практически все организации в процессе своей деятельности направляют своих сотрудников в служебные командировки. При этом организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает проезд и проживание. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтеры нередко совершают ошибки. Такие ошибки могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, НДС, налога на доходы физических лиц и ЕСН.

Что же такое «служебная командировка»?
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Такое определение командировки приведено в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Надо сказать, что такое же определение содержится и в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Несмотря на давность, в настоящее время Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» продолжает действовать, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Обратите внимание: служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Основные положения, а также условия направления работников в командировки и порядок оплаты командировочных расходов по зарубежным поездкам до 2003 г. регламентировались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365 «Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей». Однако сейчас этот документ не действует. Иного документа, регламентирующего командировки за рубеж, до настоящего времени не издано, поэтому организациям следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
Прежде чем работник отправится в командировку, следует оформить все необходимые документы и выдать ему аванс.

Документальное оформление поездки
Согласно п. 2 Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» работнику, направленному в командировку, выдается командировочное удостоверение (кроме случаев однодневной командировки). По усмотрению руководителя командировка работника может оформляться еще и приказом.
Если сотрудник направляется за рубеж, то достаточно одного приказа. А даты отъезда в командировку и возвращения из нее бухгалтерия определит по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.
Если же организация направляет сотрудника в страны СНГ, то здесь ситуация иная. Поскольку с большинством стран — участниц СНГ у Российской Федерации установлен безвизовый режим пересечения границы, срок командировки не может быть подтвержден отметками в заграничном паспорте. Поэтому, чтобы избежать недоразумений с налоговыми органами, рекомендуем при командировках в страны СНГ оформлять командировочное удостоверение, в котором отмечаются даты прибытия в пункт назначения и выбытия из него.
Нередко возникает вопрос: обязательно ли составлять оба документа — приказ о командировке и командировочное удостоверение? Ведь и тот и другой документы визируются руководителем организации, в обоих указывается цель командировки.
Минфин России в Письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 указал, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании или командировочное удостоверение. По мнению Минфина России, составлять эти оба документа не нужно.
Работник, вернувшись из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период поездки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Авансовый отчет
Для подтверждения обоснованности своих расходов и их возмещения работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Сейчас применяется форма авансового отчета (№ АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и производственный характер командировки:
— проездные билеты;
— счета за проживание;
— командировочное удостоверение (форма № Т-10), если оно составляется;
— копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ;
— отчет о выполнении служебного задания (форма № Т-10а);
— прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки.
Все документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это указано в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Какие именно расходы должны быть возмещены работнику, указано в ст. 168 Трудового кодекса РФ. Это:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

Тошина Л.В.,
Менеджер по направлению Бухгалтерский учет
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»

Данная статья опубликована в газете «Деловая неделя» № 24 (446) от 03 июля 2006г.

Возврат к списку