Состав и порядок оформления документов, необходимых

28.04.2004

Вопрос:

Каков состав и порядок оформления документов, необходимых для включения в себестоимость облагаемой НДС продукции (работ, услуг) представительских расходов? Просим рассмотреть следующие случаи: — принимают представителя фирмы, с которой есть договорные производственные отношения, — принимают представителя фирмы, с которой нет договорных производственных отношений, а также: — в результате приема представителя другой фирмы заключен договор, — в результате приема представителя другой фирмы не был заключен договор.

Ответ:

Обращаем ваше внимание, что перечень представительских расходов, которые можно отнести к уменьшению налога на прибыль, поименованы в статье 264 Налогового кодекса — это расходы на проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обратите также внимание, что налоговики считают (письмо УМНС по СПб от 7 марта 2003 года № 02-05/4803), что затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, не относятся к представительским расходам, поскольку они не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели согласно п.2 ст.264 НК РФ и не подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

В Налоговом кодексе указано, что это расходы по приему и (или) обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Таким образом, прописана возможность обслуживания представителей других организаций в целях установления контактов. Не указано также, что обязательно такой контакт должен быть установлен, поэтому расходы, по нашему мнению, при наличии всех оправдательных документов в каждом из перечисленных вами случаев можно отнести в уменьшение налога на прибыль. Необходимо выполнение следующих условий: — расходы фактически произведены; — подтверждены первичными документами, первичные документы оформлены согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должности, имена и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции; — непосредственно связаны с извлечением доходов (т. е. встреча производилась с целью установить или поддержать контакт с партнером, работа с которым связана с текущей производственной деятельностью).

Рекомендуемые первичные документы:

А) смета представительских расходов на год; Б) внутренний организационно-распорядительный документ (например, приказ руководителя организации), регламентирующий:

— перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

— порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

— порядок расходования средств на представительские расходы;

— документальное оформление представительских расходов;

— порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

— нормирование отдельных видов представительских расходов.

В) приказ о проведении конкретной встречи с информацией

— дата; место; программа проведения мероприятия;

состав приглашенной делегации и перечень должностей; участники со стороны предприятия;

величина расходов.

Г) По итогам встречи необходимо составить отчет, подписанный сотрудником, отвечающим за проведение мероприятия.

Авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы (счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.) Напомним, что в целях ведения бухгалтерского учета в расходы на продажу включаются все представительские расходы без ограничения. В целях налогового учета представительские расходы подлежат корректировке в соответствии с установленными нормами гл.25 Налогового кодекса РФ.

 

Козырева Я. В.,

Руководитель отдела аудита и финансов

ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»

Ответы на вопросы размещены в разделе «Юридические комментарии и консультации» Справочно-правовой системы «Кодекс»


Возврат к списку