Деятельность бухгалтерии любой организации опирается на первичные учетные документы. Правильно составленные, они являются основой для построения бухгалтерских регистров, а значит — для корректного ведения бухгалтерского учета. В начале этого года ГОСКОМСТАТом России были утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Предлагаем бухгалтерам комментарий к вышедшему документу
Роль первичных документов в бухучете
Основа любой системы бухгалтерского учета — первичные документы. В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция фиксируется документом. Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11. 1996 №
На основе первичных документов строятся регистры бухгалтерского учета, которые приспособлены для регистрации и группировки сведений о хозяйственных операциях предприятия, и на основе которых составляется бухгалтерская отчетность организации (баланс, отчет о прибылях и убытках и другие формы).
Если неправильно заполнен или отсутствует хотя бы один из первичных документов, то это может привести к серьезным искажениям в регистрах учета и, как следствие, в бухгалтерской отчетности. Поэтому к учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые в таком случае будут иметь юридическую силу.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации или содержат обязательные реквизиты (только для документов, обязательная форма которых не предусмотрена).
Роль первичных документов в налоговом учете
Налоговый учет, который теперь обязаны вести все организации, также основывается на первичных документах, только сгруппированных в соответствии с требованиями НК РФ. Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
ПРИМЕР:
В организации отсутствует акт по форме № ОС-1, который подтверждает постановку на учет основного средства. В таком случае начисление амортизации на основное средство в бухгалтерском и налоговом учете неправомерно.
Наличие акта о постановке на учет основного средства необходимо и для принятия к вычету НДС, уплаченного поставщику данного основного средства, так как в соответствии со ст. 172 НК РФ вычеты сумм налога, предъявленных продавцами налогоплательщику при приобретении основных средств и (или) нематериальных активов, производятся в полном объеме после принятия на учет данных основных средств и (или) нематериальных активов.
Ответственность за отсутствие первичных документов
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета трактуется ст. 120 НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена ответственность в виде штрафа от 5 000 до 15 000 руб. Если же такое нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой проверки на организацию может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
Помимо штрафа, наложенного на юридическое лицо, к должностным лицам организации могут быть применены и меры административного воздействия.
Новые формы по учету основных средств
В свете сказанного выше следует обратить особое внимание на Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 (далее по тексту — Постановление № 7), которым утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, а также указания по их заполнению и применению*.
*от ред.: см. текст документа в № 8 «КП БУХГАЛТЕРУ» за 2003 г. на с. 15 — 26.
Постановление № 7 распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, за исключением кредитных и бюджетных организаций.
С вступлением в силу данного Постановления утрачивают силу прежние формы первичного учета основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
В большинстве своем названия форм остались прежними, несмотря на это в них произошли серьезные внутренние изменения. Кроме того, добавились еще и новые первичные документы по учету основных средств.
Акты приема-передачи ОС
Итак, первая группа форм — это Акты о приеме-передаче основных средств:
— Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма № ОС-1). Теперь эта форма не включает в себя графы для учета зданий и сооружений;
— Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а). Новая форма, предназна-ченная для отдельного учета зданий и сооружений;
— Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма № ОС-1б). Новая форма, разработанная специально для учета групп объектов основных средств (ранее допускалось составление общего акта по форме № ОС-1 на принимаемые на учет однотипные объекты основных средств, если они имели одинаковую стоимость и принимались к учету в одном календарном месяце).
Акты, составляемые по формам №№ ОС-1, ОС-1а и ОС-1б, применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями как для включения объектов в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, так и для выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене, в качестве вклада в уставный капитал и проч.) другой организации. При этом поступать объекты основных средств в организацию могут путем приобретения за плату денежными средствами по договору купли-продажи, по договору мены, дарения, финансовой аренды, а также посредством изготовления силами организации для собственных нужд.
Для объектов, не требующих монтажа, Акт по форме № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б) оформляется в момент приобретения, для требующих — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.
Все Акты по формам №№ ОС-1, ОС-1а и ОС-1б должны быть утверждены руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составлены не менее, чем в двух экземплярах. К оформленному Акту должна быть приложена техническая документация (технический паспорт изготовителя, рабочая инструкция, спецификация и т. п.).
Как и прежний Акт (накладная) приемки-передачи основных средств, формы № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б) содержат информацию, характеризующую принимаемый объект (объекты) основных средств, — его местонахождение, заводской и инвентарный номера, год выпуска (постройки), дату ввода в эксплуатацию, счет, субсчет, код аналитического учета, на которых числится объект, первоначальную стоимость, срок полезного использования объекта, сумму начисленной амортизации (для объектов, бывших в эксплуатации на момент их приема на учет), результаты испытания объекта, его соответствие техническим условиям, подписи и печати передающей и принимающей сторон и прочие показатели.
Госрегистрация объектов недвижимости
В соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 №
Сведения о сдающей и принимающей сторонах
Информация о сторонах, принимающих и сдающих объекты основных средств, теперь стала более подробной: указываются не только наименование организации и ее структурного подразделения, но также адрес, телефон, факс и банковские реквизиты сторон.
Справочная информация
Для объектов основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций, в формах №№ ОС-1, ОС-1а и ОС-1б предусмотрен раздел «Справочно», куда заносятся сведения:
— о доле организации в праве общей собственности;
— об участниках долевой собственности.
Также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), в этот раздел заносятся сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме в рублях? по курсу ЦБР на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Сведения на дату передачи и принятия
В формах № ОС-1 и № ОС-1а введен раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи», который заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, а также изготовления для собственных нужд этот раздел не заполняется.
Раздел 2 форм № ОС-1 и № ОС-1а «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.
Заверение подписи руководителя печатью
Кроме того, следует обратить внимание на то, что в новых формах Актов не предусмотрено заверение подписи лица, сдающего объект, а также лица, принимающего объект, печатями их организаций. В новых формах соответствующими печатями заверяются на титульном листе подписи руководителей предприятий (сдатчика и получателя) под грифом «Утверждаю».
Таким образом, если руководитель завизировал Акт о приеме-передаче основных средств (зданий, сооружений или групп объектов основных средств), то получить объект может любое лицо, на которое выписана доверенность организации на получение основных средств или который уполномочен на это внутренними распорядительными документами организации. Реквизиты доверенности в этом случае обязательно должны быть вписаны в соответствующую графу на
Накладная на внутреннее перемещение ОС
Если раньше перемещение основных средств из одних подразделений в другие в пределах одной организации оформлялось как и поступление объектов извне — формой № ОС-1, то теперь для учета подобных операций применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2).
Данный документ выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.
Форма № ОС-2 содержит информацию о наименованиях структурных подразделений, сдающих и получающих объекты основных средств, а также сведения, характеризующие объект (наименование, дату приобретения (выпуска, постройки), инвентарный номер, количество, стоимость единицы).
Акт по форме № ОС-2 должен быть завизирован подписями лиц, сдающих и принимающих объект, с указанием должностей и расшифровками подписей.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных ОС
Приемка основных средств из реконструкции, ремонта, модернизации оформляется Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3).
Акт должен быть подписан членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт (реконструкцию, модернизацию).
Акт по форме № ОС-3 утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт (реконструкцию, модернизацию) выполняет сторонняя организация, Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у собственника основного средства, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт (реконструкцию, модернизацию).
По содержанию новая форма № ОС-3 мало чем отличается от прежней.
Изменился бланк документа, добавились некоторые реквизиты (фактический срок эксплуатации объекта, затраты на демонтаж), вместо первоначальной (балансовой) стоимости объекта до реконструкции теперь следует указывать восстановительную (остаточную).
Расширился круг лиц, обязанных подписывать Акт о приеме-сдаче отремонтированных (реконструированных, модернизированных) объектов основных средств (председатель приемочной комиссии, члены комиссии, главный бухгалтер).
Акты о списании ОС
Для определения целесообразности и непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности его восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств.
Результаты принятого комиссией решения оформляются:
— Актом о списании основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4);
— Актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);
— Актом о списании групп объектов основных средств (форма № ОС-4б).
Все Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, главным бухгалтером и утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с Актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДД (ГАИ) РФ.
Формы № ОС-4 и № ОС-4а сохранили прежнее наименования, но стали более детализированы.
Форма бланков поделена на разделы, в том числе и новая форма № ОС-4б, в каждом из которых содержится необходимая информация (сведения о состоянии объектов на дату списания, краткая характеристика объектов списания, в том числе содержание драгоценных материалов, сведения о затратах, связанных со списанием объектов основных средств с бухгалтерского учета, сведения о поступлении материальных ценностей от их списания).
В показателях граф «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость»:
— по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;
— по объектам, не проходившим переоценку, — первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.
В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:
— в разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» формы № ОС-4;
— в разделе 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» формы № ОС-4а;
— в разделе 2 «Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств» формы № ОС-4б.
Инвентарные карточки и Книга учета ОС
Главным регистром бухгалтерского учета основных средств, в котором аккумулированы все данные, позволяющие оперативно и точно оценивать информацию о состоянии объекта основных средств, планировать и проводить ремонт и иные мероприятия по восстановлению основных средств, а также начислять амортизацию, является Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма № ОС-6), а также, с вступлением в силу Постановления № 7, — Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а) и Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б), разработанная специально для малых предприятий.
Инвентарная карточка (Книга) при приобретении основных средств заполняется на основании данных формы № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б), технических паспортов и других сопроводительных документов на приобретение и сооружение.
Данные об исключении объектов из состава основных средств вносятся в Инвентарную карточку (Книгу) учета объектов основных средств также на основании данных формы № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б).
Данные о перемещении объектов основных средств внутри организации вносятся в инвентарную карточку (Книгу) учета объектов основных средств из Накладной, составленной по форме № ОС-2; данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся из формы № ОС-3, результаты списания объектов основных средств с учета вносятся в инвентарную карточку (Книгу) на основе Актов о списании (формы № ОС-4, ОС-4а, ОС-4б).
В Инвентарных карточках (Книгах) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств, указаны дата и номер документа на оприходование, фактический срок эксплуатации, принятый по объекту, сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации, освобождение от начисления амортизации (если оно имеет место), первоначальная стоимость на дату принятия к учету, данные о переоценке (если она проводилась), а также индивидуальные характеристики объекта (для формы № ОС-6).
Карточка по форме № ОС-6а и Книга по форме № ОС-6б заполняются путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Инвентарные карточки (Книги), как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии организации.
Акты о поступлении оборудования
Названия актов по формам №№ ОС-14, ОС-15 и ОС-16 практически не изменились. Мало изменилось и содержание указанных актов.
Так, форма № ОС-14 — Акт о приеме (поступлении) оборудования — применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Акт составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.
Передача оборудования в монтаж оформляется типовым Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж по форме № ОС-15 не составляется, а в получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в Акте, и ему передается копия Акта № ОС-15.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-1б.
Кодирование информации в формах
Все перечисленные выше формы первичной учетной документации основных средств, как и старые формы, утвержденные Постановлением № 71а содержат зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ).
В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных разрешено вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, в Постановлении № 7 подчеркнуто, что организации для своего удобства могут вносить в унифицированные формы первичной учетной документации изменения: вводить дополнительные реквизиты, менять размеры бланков, расширять и сужать графы, добавлять строки и вкладные листы. Все вносимые изменения обязательно должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации, например, оговорены в приказе об учетной политике предприятия. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм не разрешается.
Вступление в силу
Постановление Госкомстата России вступает в силу по истечении 10 дней с даты его официального опубликования. Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» было опубликовано в № 11 «Финансовой газеты» от 13.03.2003. Следовательно, применять новые формы первичной документации по учету основных средств следует с 23 марта 2003 г.
Совершенно очевидно, что формы по учету приема-передачи, внутреннего перемещения, списания, сдачи в монтаж, а также по учету выявленных дефектах объектов основных средств, оформленные до 23.03.2003, заменять на новые не стоит. А вот перенести информацию из Инвентарных карточек формы № ОС-6 об объектах, числящихся на 23 марта в составе основных средств, в новые формы инвентарного учета основных средств (Карточки и Книги по формам №№ ОС-6, ОС-6а и ОС-6б) следует обязательно.
М. Федосова,
ассистент консультанта
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»