В каком размере не облагаются НДФЛ и ЕСН суточные и суммы оплаты при не предоставлении сотрудником документов?

05.02.2009

Вопрос: В каком размере не облагаются НДФЛ и ЕСН суточные и суммы оплаты при не предоставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения за каждый день нахождения в командировке в РФ и загранкомандировке? В каком размере мы можем принять данные расходы по налогу на прибыль? (Командировка с 01.01.2009г.)
ООО "Референт-Ставрополь", г. Ставрополь

Ответ: Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому, работодатель обязан возместить работнику расходы по проживанию в размере, установленном на предприятии. С 1 января 2008 г. эти суммы не облагаются НДФЛ в следующих пределах.

Командировка на территории Российской Федерации	Командировка за границу
Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке	Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке

Иными словами, необлагаемые пределы такие же, как по суточным. Это следует из абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ (см. дополнительно Письма Минфина России от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/105193@).

Например, в положении о командировках, действующем в организации "Альфа", закреплено, что при утере документов расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки (расчетные) проживания в следующих размерах:
- при командировках на территории РФ руководящему составу организации "Альфа" - в размере 1000 руб., остальным работникам - в размере 700 руб.;
- при командировках за рубеж руководящему составу организации "Альфа" - в размере 3500 руб., остальным работникам - в размере 2500 руб.
Предположим, заместитель директора организации "Альфа" М.И. Трегубов был направлен в командировку на территории РФ с 1 по 15 апреля 2009 г., по возвращении из которой не смог подтвердить свои расходы по проживанию. Бухгалтер возместила ему затраты по найму жилого помещения исходя из 1000 руб. за каждые сутки проживания.
Таким образом, в облагаемый НДФЛ доход М.И. Трегубова следовало бы включить 300 руб. за каждые сутки проживания, т.е. разницу между фактически выплаченными организацией суммами и установленным ограничением (1000 руб. - 700 руб.).

Обратите внимание!
До 2008 г. в налогооблагаемый доход не включались суммы возмещения расходов по найму жилого помещения, не подтвержденные документами, выплачиваемые в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, такие нормы не были установлены. Соответственно, бухгалтерам этих организаций следовало ориентироваться на размер возмещения, предусмотренный коллективным договором или локальным нормативным актом.

Как видим, законодатель установил более льготный порядок налогообложения НДФЛ, чем может показаться на первый взгляд.
Если же работник не представил необходимые документы и не подтвердил расходы, но вы ему выплатили компенсацию за наем помещения, то и в этом случае вам не придется платить ЕСН с указанных сумм. Ведь они просто не будут подпадать под объект налогообложения по ЕСН, поскольку налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 3 ст. 236, п. 49 ст. 270 НК РФ)
Добавим, что такой подход к компенсациям неподтвержденных расходов работников разделяет и главное финансовое ведомство (см. Письмо Минфина России от 18.02.2008 N 03-04-06-02/16).

Столярова О.С.
Руководитель Отдела Аудита и Финансов
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая Группа?

Ответы на вопросы размещены в Справочно-правовой системе ?Дельта? (?Референт?) 05.02.2009