Порядок предоставления авансовых отчетов

19.02.2009

Вопрос: Водитель берет деньги на месяц вперед, например с 20 ноября по 20 декабря. Соответственно в декабре он сдает авансовые отчеты и чеки. Наша компания отчитывается по налогу на прибыль ежемесячно. Можем ли мы обязать сотрудника представлять два отчета: в конце ноября и в декабре?


Ответ: Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом. Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации. Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников назвать должности. Приказ или распоряжение руководителя составляется в произвольной форме.

В данном приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах. Предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен, поэтому организация должна сама установить срок, скажем, один месяц. В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса. Всех подотчетных лиц необходимо под роспись ознакомить с содержанием приказа (распоряжения) руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержден решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40).

Выдавая сотрудникам наличные денежные средства под отчет, следует помнить о следующих моментах, оговоренных в п.11 Порядка.

1. Не допускается выдача наличных денег под отчет, если работник не отчитался по ранее выданному ему авансу либо представил авансовый отчет, но не вернул неизрасходованную сумму.

2. Сотрудник не вправе передавать полученные под отчет наличные денежные средства другому работнику.


В описанном вами случае можно поступить следующим образом:
1. Выдавать денежные средства на период, начиная с 1-го числа месяца. Например, с 1 ноября по 30 ноября;
или
2. Установить срок представления авансовых отчетов за каждый месяц вне зависимости от того, на какой срок был получен аванс.

Кроме того, нужно иметь в виду, что согласно пп.5 п.1 ст.272 НК РФ датой признания расходов по авансовому отчету является дата утверждения отчета. В связи с этим расходы по авансовому отчету за период с 20 ноября по 20 декабря будут признаны на дату его утверждения.


Дубинянская Е.Н.
Руководитель Отдела Аудита и Финансов
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая Группа?

Ответы на вопросы размещены в Справочно-правовой системе ?Кодекс? 19.02.2009


Возврат к списку