Вопрос: Каков состав командировочных расходов при загранкомандировках и порядок их отражения в бухгалтерском и налоговом учете?
Ответ: В п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем, расходы, которые обусловлены командировкой.
В качестве примера таких расходов можно привести следующие затраты, которые были признаны Минфином и арбитражными судами правомерными для включения налогоплательщиками в состав командировочных расходов:
- страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездного билета (п. 12 Положения о командировках, Письма Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/71, от 09.07.2004 N 03-03-05/1/67).
- стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15);
- плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15));
- оплата услуг VIP-зала аэропорта (Письмо от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).
Напомним, расходы могут быть признаны в налоговом учете, при условии соблюдения п.1 ст. 252 НК РФ, и командировочные расходы ? не исключение.
Обозначим ряд документов, которые должны быть приложены к авансовому отчету для подтверждения командировочных расходов заграницу:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма ?Т-9, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 ?1);
Справочно: При командировке за границу командировочное удостоверение не требуется (п. 15 Положения о командировках). Это вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставятся в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах (см. также Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 (п. 2)). Исключением являются страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках). В таком случае оформляется командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках). Унифицированная форма этого первичного документа (форма ?Т-10а) также утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.;
- оправдательные документы, подтверждающие объективную причину задержки в командировке (например, справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или от железной дороги и т.д. (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244));
- о проживании в гостинице (счет, который должен быть переведен на русский язык, Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47;
- о фактических расходах по проезду (билеты).
В налоговом и бухгалтерском учетах командировочные расходы могут учитываться по-разному. Все зависит от целей и задач командировки.
Так, если командировка связана с производством или реализацией товаров (работ, услуг), то соответствующие затраты признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если же командировка осуществляется с целью приобретения основных средств или МПЗ, учитываемых в составе материальных затрат, то командировочные расходы соответственно увеличивают первоначальную стоимость основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096) или включаются в стоимость приобретенных ценностей (п. 2 ст. 254 НК РФ).
В то же время арбитражная практика в отношении командировочных расходов, связанных с покупкой основных средств, складывается неоднозначно. Так, некоторые суды считают, что данные расходы учитываются единовременно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановления ФАС Уральского округа от 25.08.2008 N Ф09-5967/08-С3, от 19.08.2008 N Ф09-5873/08-С3, от 04.08.2008 N Ф09-3096/08-С3). Ряд судов полагают, что такие расходы формируют первоначальную стоимость ОС и списываются через механизм амортизации (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-10256/07-С60, ФАС Уральского округа от 14.04.2005 N Ф09-1333/05-АК).
В том случае, если целью командировки является посещение работником образовательного семинара, то в составе командировочных расходов организация вправе учесть стоимость проезда к месту обучения и обратно, а также стоимость проживания и суточные. А стоимость участия в семинаре включается в расходы, связанные с повышением квалификации, в соответствии с п.п. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137).
Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете осуществляется на основании авансовых отчетов. Аналитический учет ведется в разрезе затрат.
Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций установлены ПБУ 10/99 "Расходы организации". В соответствии с ним командировочные расходы принимаются к бухгалтерскому учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются записью:
Дт 71 Кт 50 - выданы денежные средства под отчет,
Дт 44/ 20/ 26 / 10 / 08 Кт 71 - расходы на командировку отражены в составе расходов на продажу / в составе основного производства / общехозяйственных расходов / материалов / внеоборотных активов;
Дт 19 Кт 71 ? выделен НДС с услуг по проезду, бронированию отелей, сборов, оформлению виз и т.д.
Дт 50 Кт 71 - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса.
Звирбуле В.В.
Ассистент аудитора
ЗАО ?Объединенная Консалтинговая Группа?
Ответы на вопросы размещены в Справочно-правовой системе ?Кодекс? 07.07.2009