Finland
EnglishПоложение о персональных данных работников
В последнее время многие компании озадачены вопросом о том, как разработать положение о защите персональных данных (2017), если такого документа у них ранее не было. В статье расскажем, на что нужно обратить особое внимание при его разработке, чтобы не допустить нарушения законодательства.
Если я нарушаю закон
Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По закону работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.
За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:
- для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
- для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
- для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.
Что такое персональные данные
Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.
Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:- карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
- трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
- дипломы, сертификаты об образовании;
- трудовой договор.
Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.
Храните данные правильно
Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.
Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.
Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.
Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.
Образец положения о персональных данных работников (2017) и его разработка
На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.
Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.
- цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
- перечни таких данных;
- описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
- способы доступа к данным;
- перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
- права сотрудников фирмы на доступ к информации;
- ответственность работников предприятия за разглашение информации.
Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.