Согласно п. 5 ст. 38 части первой Налогового Кодекса РФ услугой называется деятельность, не имеющая материальных результатов. Результаты реализуются и потребляются в процессе осуществления данной деятельности, то есть в процессе оказания услуг. Например, результатом оказания экспедиторских услуг будет перемещение груза из одной точки в другую.
Но следует учитывать, что правила оказания услуг однозначны: несмотря на отсутствие самостоятельного материального выражения, сам факт оказания услуги должен быть подтверждён документально. Вся жизнедеятельность организации, включающая в себя разнообразные хозяйственные операции, должна оформляться оправдательными документами в соответствии с требованиями российского законодательства.
Эти оправдательные документы называются первичными бухгалтерскими документами, на основании них ведётся бухгалтерский учёт организации.
Итак, повторимся, порядок оказания услуг обязательно включает в себя документальное сопровождение каждой операции! Ненадлежащее оформление документов может привести (и часто приводит!) к спорам с налоговыми органами, наложению пеней и штрафов. Мало того, при ненадлежащем оформлении документов и нестабильном ведении бухгалтерского учёта может теряться чёткий контроль над оборотом денежных средств, а деньги счёт любят, и счёт должен быть верным и грамотным! Поэтому бухгалтерский учёт в любой организации должен быть на высоте. И тут Вам на помощь всегда с готовностью придут профессиональные специалисты компании «Объединенная консалтинговая группа» – мы предлагаем полноценное бухгалтерское сопровождение всей Вашей деятельности.
В российской современной действительности парадоксов немало, но весьма удивителен тот факт, что при всей распространённости отношений по оказанию услуг до сих пор не разработано единой унифицированной формы первичного документа, подтверждающего факт оказания услуги. Отсутствие здесь единообразия вовсе не значит, что этими первичными документами нужно пренебрегать. Выше мы уже обозначили, к чему ведёт такое пренебрежение.
Оформление первичной документации имеет свои особенности, которые необходимо учитывать с целью избегания всяческих неприятных последствий. Итак, традиционно в качестве первичного документа, подтверждающего факт оказания услуги, выступает акт оказания услуг, оформленный надлежащим образом. Форма акта оказания услуг должна включать в себя все реквизиты, обусловленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N34н:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Только при наличии всех вышеперечисленных реквизитов, а также печати организации, акт оказания услуг будет считаться грамотно составленным документом, и признаваться в качестве первичного документа наряду с унифицированными формами. Универсальности акту оказания услуг можно придать, снабдив его дополнительными полями, зачастую отсутствующими в унифицированных формах. Так, если акт оказания услуг подписывается не руководителем и не главным бухгалтером организации, а каким-то другим лицом на основании выданной ему доверенности, стоит предусмотреть в тексте документа отдельное поле для указания реквизитов такой доверенности. Помимо этого, рекомендуется всегда производить расшифровку подписей на актах, вначале проставляя инициалы, а затем только фамилию, как то устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
Важный момент, которым нередко пренебрегают: акт оказания услуг должен содержать ссылку на договор на оказание услуг, в подтверждение исполнения которого он составлен. Иначе – возможно оспаривание акта оказания услуг. Тем более это актуально при наличии нескольких договоров между одними и теми же лицами!
Договор на оказание услуг также необходимо надлежащим образом оформлять и хранить. Налоговики вообще рассматривают договор на оказание услуг в качестве самостоятельного первичного документа. При составлении договора на оказание услуг важно чётко прописать условие о предмете, то есть достаточно полное и подробное описание оказываемых услуг. Так, например, в договоре может не указываться цена или условия оказания услуг, и это никак не повлияет на его действительность (хотя может породить массу споров между сторонами договора). Но расплывчатое описание предмета договора – это хуже некуда! Ведь это может повлечь за собой признание сделки незаключенной. При невозможности конкретизации предмета договора в момент его подписания сделать это можно позднее в приложениях к договору, заранее обговорив это условие в тексте договора.
Иногда, в силу большого объёма и сложности оказываемых услуг, может также потребоваться оформление отчётов исполнителя, унифицированной формы которых также не разработано. По отношению к ним справедливы вышеуказанные соображения по поводу актов оказания услуг.
Отношения по оказанию услуг, ввиду их нематериального характера, требуют к себе особо пристального внимания. Поэтому для подтверждения обоснованности понесённых расходов не всегда бывает достаточно обязательных первичных документов. По сделкам с высокой ценой и с высокими рисками полезно сохранять и всю прочую сопутствовавшую их исполнению документацию: рекламные материалы, коммерческие предложения, прейскуранты, всю переписку сторон, в том числе и электронную.
Важно также проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента – это и обычная предпринимательская осторожность, и защита от предъявления налоговых претензий в будущем. Целесообразно будет запросить у контрагента копии договоров аренды помещений, автомобилей и оборудования, паспортов транспортных средств, свидетельств о праве собственности на объекты недвижимости, актов ввода в эксплуатацию основных средств, штатного расписания и пр.
Незавершённое производство – это продукция, не прошедшая всех стадий, предусмотренных технологическим процессом, а также изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и технической приёмки. Что касается организаций, основной вид деятельности которых – это оказание услуг, то под незавершённым производством тут понимаются не полностью оказанные услуги или услуги, не принятые ещё заказчиком.
Методика оценки незавершённого производства закрепляется в учётной политике каждой организации. Закрепляется она, разумеется, не произвольным образом: осуществлённые расходы должны соответствовать изготовленной продукции, в нашем случае, оказанным услугам. При невозможности соотнести прямые расходы с оказанными услугами следует самостоятельно установить в учётной политике организации алгоритм распределения таких расходов с использованием экономически обоснованных показателей.
В бухгалтерии премудростей – полным полна коробушка. Разобраться с ними всегда помогут высокопрофессиональные и опытные специалисты компании «Объединенная консалтинговая группа»!
Юрий Молчанов,
корпоративный юрист ЗАО «Объединенная консалтинговая группа»
Тел. +7 (812) 325-48-60